세무법인 정상 신방수 대표세무사

기업을 운영하다 보면 증빙관리가 상당히 중요하다는 것을 느낀다. 증빙관리가 허술하면 지출이 어떤 식으로 발생하는지 알 수 없고 세법상 제재도 상당히 많이 받는다.

◇증빙의 종류와 증빙수취의무=세법에서는 근거과세의 원칙을 실현하기 위해 모든 입금과 출금에 대해 법에서 정한 영수증(법정증빙=적격증빙=정규증빙)을 주고받도록 하고 있다.

이러한 증빙에는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증이 있는데 이를 받지 않으면 증빙불비가산세(거래금액의 2%)를 부과받는다. 다만 거래의 상대방이 농어민에 해당하거나 3만원 이하 거래인 경우 등은 가산세를 면제하고 있다.

영수증을 받아야 하는 거래는 대개 거래상대방이 사업자인 경우로 재화나 용역의 공급대가에 해당돼야 한다. 따라서 사업자가 아닌 경우나 재화나 용역의 거래가 아닌 경우에는 증빙수취의무가 없다.

비사업자인 개인과 거래하면 비사업자는 세금계산서 등을 발급할 수 없으므로 증빙수취의무가 없다. 또 인건비는 재화나 용역의 공급대가가 아니므로 증빙수취의무가 없다. 다만 영수증수취의무는 면제되더라도 지출근거는 기업의 실정에 맞게 갖춰야 한다. 이를 갖추지 않으면 비용부인이 돼 세금을 내는 경우가 있다.

일용직을 채용한 경우에 노무비대장을 만들고 신분증 등을 갖추는 것도 지출근거에 대한 정당성을 확보하기 위해서다. 접대비는 한도 내에서 지출하도록 하고 이때 반드시 법인카드를 사용해야 한다. 기타 비용은 임직원 명의의 카드를 사용하면 부가가치세를 환급받을 수 있고 경비로도 인정을 받는다.

◇기업의 증빙관리법=기업을 운영하다보면 '영수증이 돈'이라는 말을 들을 때가 있다. 이는 증빙관리의 중요성을 말하는데 다음과 같은 관점에서 관리하면 상당한 도움을 받을 수 있다.

첫째 입출금에 대한 증빙관리 지침을 만들어 시행한다. 입금측면에서는 세금계산서 교부에 주의해야 한다. 법에서 정한 방법대로 교부하지 않으면 문제가 되기 때문이다.

세금계산서와 관련된 업무는 법에 따라 이뤄지도록 미리 매뉴얼을 작성해 시행하는 것이 좋다. 수정세금계산서의 발행 등은 세무조사 때 문제가 되는 경우가 종종 있으므로 미리 점검해두는 것이 좋다. 외근비나 출장비, 차량유지비 같은 비용은 사전에 지급기준 및 증빙수취 등의 기준을 정해 관리하도록 한다.

둘째 원자재를 공급받거나 기타 재화 등을 구입한 경우에는 앞에서 언급된 세금계산서 등을 수취하고 해당 공급처에 자금이 직접 흘러가도록 해야 한다. 만일 이 과정에서 자금이 엉뚱한 기업으로 흘러가거나 자료를 구입해 자금을 유출시킨 경우에는 관련 가산세 및 법인세, 대표이사 상여처분 같은 불이익을 받을 수 있으니 유의해야 한다.

셋째 증빙을 수취할 수 없는 거래는 자칫 원가부인 및 대표이사 상여처분과 연결되므로 거래하지 않는 것이 좋다. 부득이하게 거래하는 경우에는 최소한 거래명세서는 받아두고 이외 지출근거 등을 별도로 확보하는 것이 좋다. 언제, 누구에게, 어떤 물건을 구입했는지 일자별로 정리해 두는 것도 하나의 요령이다.



<ⓒ세계를 보는 창 경제를 보는 눈, 아시아경제(www.asiae.co.kr) 무단전재 배포금지>